Technische Zeichnungen, wie wir sie von unseren Kunden erhalten, sollten immer mit einem eindeutigen Index und einem Datum versehen sein. Bei jeder Änderung an der Zeichnung, sei es ein Maß, eine Toleranz, die Oberflächenbeschichtung, Härteangaben oder Sonstiges, muss der Index angepasst und das Datum abgeändert werden, damit Änderungen nachverfolgbar bleiben und Teile nach Ihrem Zeichnungsstand identifiziert werden können.
Dabei ist es egal, ob man Ziffern (0, 1, 2, 3, ...) verwendet oder Buchstaben (a, b, c, d, ...), wichtig ist nur, dass man bei der einmal gewählten Variante bleibt und nicht mit 0, 1, 2 anfängt und dann mit c, d, e weitermacht oder umgekehrt.
Denn nur wenn der Index einer Zeichnung gepflegt wird, können Kunde und Lieferant oder auch die Abteilungen innerhalb eines Unternehmens miteinander über einen Artikel sprechen und Mißverständnisse vermeiden. Eine Teilefertigung nach einer falschen (alten) Zeichnung kann hohe Kosten und großen Zeitverlust verursachen. ein ordentlich gepflegter Index hift, dies zu vermeiden.