Bei dokumentationspflichtigen Teilen handelt es sich häufig um sicherheitsrelevante Teile, z.B. Teile im Bremssystem eines Autos, die bei einem Defekt ein Versagen der Bremsanlage verursachen könnten.
Der Hersteller eines solchen Artikels kann dann verpflichtet werden, bestimmte Aspekte zur Herstellung der Teile zu dokumentieren und diese Dokumentation für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren und dem Kunden bei Bedarf zur Verfügung zu stellen.
Dieser Zeitraum liegt bei 15 Jahren ab dem Auslauf eines Modells, also nach dem Ende der regulären Belieferung des Kunden mit diesem Artikel. Wird ein Artikel z.B. 10 Jahre lang verbaut, so müssen alle Dokumente für die die besondere Aufbewahrungsfrist gilt, in diesen 10 Jahren gesammelt und für weitere 15 Jahre aufbewahrt werden (!).
Um beim Beispiel mit dem Bremssystem eines Autos zu bleiben: Sollte es bei einem Fahrzeug zu Problemen kommen (Bremsversagen), können alle Dokumente zu sicherheitsrelevanten Bauteilen abgerufen werden. Sollte der Fehler sich z.B. auf eine Materialcharge zurückführen lassen, können alle Fahrzeuge mit der betroffenen Charge in die Werkstätten gerufen werden und entsprechende Austausch-Bauteile erhalten.